Utiliser un document pour les matériaux reçus enregistrant toute une série de données détaillant les caractéristiques d'un chargement, par ex. description détaillée des matériaux proposés à la vente, documentation photographique montrant clairement les matériaux, le véhicule les transportant, etc. Ces informations sont essentielles pour identifier par la suite la transaction et les personnes impliquées.